1. Was sind Medienbrüche und warum treten sie auf?
2. Die Nachteile
In einem anderen Beitrag haben wir bereits kurz und knapp über die Nachteile von Medienbrüchen gesprochen. Wir haben für Sie die relevantesten Punkte noch einmal zusammengefasst:
Ineffiziente Arbeits- und Prozessabläufe
Datenverlust
Unzureichende Dokumentation
3. Wie man Medienbrüche vermeiden kann
Es gibt eine Reihe von Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Medienbrüche in Ihrem Unternehmen zu vermeiden. Durch die Integration all Ihrer Systeme und die Straffung Ihrer Arbeitsabläufe können Sie einen reibungslosen und nahtlosen Prozess schaffen, bei dem Medienbrüche zum Fremdwort werden.
Schritt 1: Identifizierung aller vorhandenen Systeme und Softwareprogramme
Schritt 2: Arbeitsabläufe und Prozesse rationalisieren
Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Arbeitsabläufe und Prozesse zu rationalisieren. Das bedeutet, dass Sie ein kohärentes System schaffen müssen, in dem die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens problemlos Informationen austauschen und gemeinsam an Projekten arbeiten können.
Schritt 3: Sicherstellen, dass die Daten ordnungsgemäß dokumentiert werden
Es ist auch wichtig, dass alle Daten, die in einem Unternehmen entstehen, ordnungsgemäß dokumentiert und abgelegt werden. Wenn Sie genaue und aktuelle Aufzeichnungen führen, können Sie Probleme vermeiden, die möglicherweise durch unvollständige oder ungenaue Unterlagen entstehen könnten.
Schritt 4: Schaffen Sie ein System zur Bewältigung von Medienbrüchen
Auch bei bester Planung kann es vorkommen, dass es zu Medienbrüchen kommt. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein System zur Bewältigung solcher Störungen einzurichten. Dazu könnte gehören, dass eine Person oder ein Team im Unternehmen verantwortlich für den Umgang mit dem Problem ist. Dieses Team ermittelt dann das Problem und findet eine geeignete Lösung. Außerdem achten Sie bei Neuanschaffung von Systemen oder Erweiterungen auf die Anbindbarkeit an Ihre aktuelle Infrastruktur.
Mit diesen Maßnahmen können Sie verhindern, dass es in Ihrem Unternehmen zu Medienbrüchen kommt. Durch ein gut organisiertes und effizientes System können Sie die negativen Folgen, die solche Störungen für Ihr Unternehmen haben können, vermeiden.
4. Die Vorteile der Vermeidung von Medienbrüchen
Ein hohes Maß an Produktivität aufrechterhalten
Wenn Medienbrüche auftreten, können sie zu einem Rückgang der Produktivität führen. Das liegt daran, dass die Mitarbeitenden nicht effektiv arbeiten können, wie z.B. beim Abtippen von Papierlisten. Durch die Vermeidung von Medienbrüchen können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und ihr volles Potenzial entfalten können.
Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern
Medienbrüche können zu Kommunikationsproblemen führen. Wenn verschiedene Abteilungen unterschiedliche Systeme verwenden, kann es schwierig sein, Informationen auszutauschen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten, z.B. können Techniker:innen im Team beim Instandhaltungs- und Wartungsprozess von Maschinen nicht nachvollziehen, welche Schritte bereits erledigt oder noch zu erledigen sind. Indem Sie ein medienbruchfreie Infrastruktur schaffen, können Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitenden deutlich verbessern.
Die Qualität der Dokumentation verbessern
Wenn Daten nicht ordnungsgemäß und standardisiert dokumentiert werden, kann dies zu internen und externen Problemen führen. Zum einen sorgt eine ordnungsgemäße Dokumentation im internen für eine klare Struktur, zum anderen gibt es Stakeholder, die dies zu schätzen wissen. Gibt es gesetzlich verankerte Vorgaben für Ihre Gutachten und Prozesse, so sorgen Sie durch eine nahtlose Dokumentation für Ihre Revisionssicherheit. Wenn Sie sicherstellen, dass alle Daten ordnungsgemäß dokumentiert sind, können Sie zeit- und kostenintensive Probleme vermeiden.
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