Wie asynchrone Kommunikation Ihre Produktivität verbessert

Wie asynchrone Kommunikation Ihre Produktivität verbessert

Wie asynchrone Kommunikation Ihre Produktivität verbessert

Wie asynchrone Kommunikation Ihre Produktivität verbessert

Ist die produktive Zusammenarbeit mit den Arbeitskollegen nur in Echtzeit möglich? Ganz im Gegenteil! Egal, ob Sie im Büro, im Home Office oder Remote arbeiten, die ständige Ansprechbarkeit schadet sogar nachweislich dem eigenen Workflow. So ist bekannt, dass man bei einer Unterbrechung oder Ablenkung der Arbeit durchschnittlich 23 Minuten braucht, um sich wieder auf die zu bearbeitende Aufgabe zu konzentrieren.

Doch wie schützen Sie sich vor all den alltäglichen Ablenkungen durch Kollegen und Mitarbeitern?

Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie durch asynchrone Kommunikation die Produktivität in Ihrem Unternehmen steigern können.

Synchrone vs. Asynchrone Kommunikation

Einfach gesagt: Synchrone Kommunikation ist, wenn man in Echtzeit antwortet. Beispielsweise in einem Telefonat oder einem Meeting. Die Kollegen übermitteln Informationen und diese erwarten sofort eine Antwort.

Asynchrone Kommunikation hingegen ist demnach genau das Gegenteil. Man verschickt eine Nachricht und erwartet im Gegenzug keine sofortige Antwort. Beispielsweise schreibt man den Arbeitskollegen eine E-Mail und bekommt erst ein paar Stunden später eine Antwort. Allerdings kann man sagen, dass heutzutage selbst die E-Mail in vielen Unternehmen nicht mehr als asynchrones Kommunikationswerkzeug betrachtet wird. Eine Studie aus dem Jahr 2015 fand heraus, dass die Antwortzeit von E-Mails in der Regel gerade einmal zwei Minuten beträgt. Ganz zum Leid von Menschen, die sich in ihrem Job regelmäßig konzentrieren müssen, sowie kognitive und kreative Leistungen erbringen.

Das Problem mit synchroner Kommunikation

Die ständige Erreichbarkeit, die durch synchrone Kommunikation teilweise einhergeht, kann sich deutlich auf die Mitarbeiterzufriedenheit und die Gesundheit der Mitarbeiter schlagen. So ist es üblich, dass der Chef auch mal nach Feierabend das Smartphone zückt und die Mitarbeiter dazu auffordert bestimmte Arbeiten noch zu erledigen. Die Folge: Stress und das Risiko einer Burnout-Erkrankung steigen. Außerdem sind Mitarbeiter im Schnitt bis zu 80% ihres Arbeitstages damit beschäftigt mit anderen Teammitgliedern zu kommunizieren. Häufig nehmen die Mitarbeiter sogar Arbeit vom Büro mit nach Hause, um dort nach Feierabend konzentriert arbeiten zu können.

Statt die Produktivität und Effizienz zu erhöhen, ist die rein synchrone Kommunikation sogar ein erheblicher Störfaktor.

 

Akzeptanz und feste Regeln im Unternehmen etablieren

Uns ist bewusst das weder die rein synchrone, noch die rein asynchrone Kommunikation den absoluten Königsweg der Mitarbeiterproduktivität abbilden. Beispielsweise eignet sich die asynchrone Kommunikation nicht bei komplexen Problemstellungen, bei denen Diskussionsbedarf besteht oder bei Brainstorming-Tätigkeiten im Team. Wir setzten daher auf eine Mischung beider Formen, um unsere Produktivität bei groupXS Solutions GmbH zu steigern. Dafür haben wir feste Regeln etabliert, die wir im Folgenden vorstellen wollen.

 
Anruf

Wenn die Kollegen anrufen, dann hat dies auch einen triftigen Grund. Daher sollte der Hörer in diesem Fall immer sofort abgenommen werden. Selbstverständlich gilt das nur innerhalb der eigenen Arbeitszeit. Feierabende und Ruhezeiten während Wochenenden und Feiertagen sind selbstverständlich einzuhalten.

 
Chat

Eine Chatnachricht sollte innerhalb von einer Stunde beantwortet werden. Viele Plattformen geben Mitarbeitern die Möglichkeit sogar anzuzeigen, ob diese gerade verfügbar sind oder ob diese gerade fokussiert arbeiten und nicht gestört werden wollen.

 
E-Mail

Bei einer E-Mail, die von Kollegen geschrieben wurde, ist eine Bearbeitungszeit von 1-2 Tagen angemessen.

Fazit

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass asynchrone Kommunikation zwar kein Allheilmittel für die Mitarbeiterproduktivität in Ihrem Unternehmen ist. Diese Form der Kommunikation lässt dennoch genug Freiraum zur Bearbeitung von Aufgaben in Berufsfeldern, wo sogenanntes Deep Work eine wesentliche Rolle spielt. Die Akzeptanz der Geschäftsführung und der Kollegen für diese Arbeitsweise und Kommunikation sollte zunehmend gestärkt werden. Dabei ist aber auch wichtig, selbst abschätzen zu können, wie dringlich das eigene Anliegen ist.

Dieser Artikel könnte Sie interessieren: „Erfolgsfaktoren für die digitale Zusammenarbeit – Unser Interview mit HR Performance“.

 

ZUM ARTIKEL

Empfehlung der Redaktion

Gemeinsames Digitalisierungsprojekt mit Siemens Energy

Im Transformatorenwerk bei Siemens Energy in Nürnberg wird Reportheld zur Digitalisierung des Monta ...

Wie werden Daten aus Qualitätskontrollen zu wertvollen Informationen für Produktentwicklung und Lieferantenaudits?

Ein Interview über die Einführung von Reportheldmit Uwe Hekler, IT Manager bei Einhell China Na ...

Von der analogen Steinzeit in die digitale Champions League

Ein Rückblick auf drei Jahre Zusammenarbeit: Daniel Bauer, Produktmanager Energieberatung bei El ...
ÜBER
REPORTHELD
 

Reportheld ist ein Produkt der groupXS Solutions GmbH. Es verbessert die Zusammenarbeit mobiler Teams drastisch. Nutzen Sie Ihr Smartphone oder Tablet – egal ob Android, Windows oder iOS – für Inspektionen und Dokumentationsaufgaben außerhalb des Büros. Im Büro arbeiten Sie schließlich mit der Anwendung für Desktop-Rechner nicht nur am PC oder Mac. Mit Reportheld werden Ihre Prozesse, Checklisten, Formulare und Sicherheitshinweise im Smartphone oder Tablet integriert. Geschwindigkeit, Komfort, Effizienz und Sicherheit werden signifikant gesteigert. Reportheld wird in Deutschland gehostet, nach deutschen Datenschutzrichtlinien.

groupXS Solutions GmbH
Lettenweg 18, 95367 Trebgast, Germany
+49 (0) 921 160 34 65 – 7 | info@groupXS.com | Mo. -Fr.: 9.00am to 6:00 pm

© 2022 Reportheld by groupXS Solutions GmbH All rights reserved.
DATENSCHUTZ | IMPRESSUM

groupXS Solutions GmbH
Lettenweg 18, 95367 Trebgast, Germany
+49 (0) 921 160 34 65 – 7 | info@groupXS.com

Mo. – Fr.: 9.00 bis 18.00 Uhr
© 2022 Reportheld by groupXS Solutions GmbH All rights reserved.
DATENSCHUTZ | IMPRESSUM